Rangkaian Mata Acara

1.Golf Tournament
   Turnamen Golf antar alumni ITB yang bertujuan untuk menjalin tali silaturahmi antar sesama alumni FT dan untuk penggalangan dana acara puncak.

2.Konferensi Pers

 Konferensi pers yang mengundang berbagai macam media termasuk media partner untuk memberikan informasi mengenai acara yang diadakan HMFT kemudian artikel berita acara dipublikasikan melalui seluruh media tersebut.

3.Lomba
   Lomba yang ditargetkan pada kalangan SMP, SMA, S1, dan umum untuk meningkatkan semangat masyarakat dalam berinovasi di bidang pengembangan teknologi kreatif serta lomba ini menunjukan peran dari masyarakat untuk mendukung kegiatan ini.

4.Gala Dinner Alumni
   Acara makan malam bersama dengan alumni FT untuk mengikat tali silaturahmi. Acara diisi dengan performance, pemaparan program IATF, pemaparan kegiatan HMFT, tiup kue, banzai akbar, dll.

5.EXPO
   Acara puncak dari seluruh rangkaian acara yang berfokus pada teknologi kreatif yang bertujuan untuk memberikan edukasi kepada masyarakat dalam bentuk wahana yang unik, kreatif, dan interaktif agar masyarakat tertarik untuk datang dan dapat menerima ilmu dengan baik dan enjoy. Acara ini juga mencakup elemen-elemen himpunan yaitu pengmas, keprofesian, kekeluargaan, dan ekonomi, karena di dalam expo ini terdapat pameran keprofesian, hiburan masyarakat, dan stand market/bazar/souvenir.

Contoh elemen terdapat dalam acara ekspo (masih dapat berubah ubah):

Panggung:
Perform unit, Band, Artis, Standup comedy bertema teknologi, dll.

Show: 

Lasershow
Video Mapping

Wahana / Stand edukasi:
-Wahana dasar, terdiri dari 3 partisi, untuk memberikan basic kepada pengunjung apa itu acoustic, optic, dan lighting.

-Rumah Cermin + Hantu = Rumah hantu cermin

-I Dozer (psychoacoustic)

-3D Sound Effect (Gunakan Headset + tutup mata)
-Black light room
-0hz - 22000hz (gunakan headset)

-Optical illusion drawing
-Optical illusion mini tunnel

Pengmas:

Sunat Laser Massal

Stand optik gratis (periksa mata lgsg dapat kacamata gratis)

Stand THT (membersihkan telinga gratis)

Stand bohlam lampu gratis dari sponsor

Stand:
Stand hasil karya pemenang lomba
Stand makanan dan minuman

Stand Perusahaan dan media partner

Stand HMJ
Stand edukasi ttg akustik optik lighting menggunakan alat peraga. co: (reflektor lampu mobil, sinar uv dan fluor,dll)

Job Description Bidang Program

Bidang inti yang berisikan elemen-element acara.

 

Lomba (Ibnu)

• Mengadakan lomba untuk jenjang pendidikan SMP-SMA, S1, maupun umum.
• Mengonsep bentuk kegiatan lomba yang akan diadakan
• Mengkaji output yang akan dihasilkan dari kegiatan lomba
• Melakukan riset untuk kepentingan lomba
• Bertanggung jawab atas keberlangsungan seluruh kegiatan lomba

 

Wahana (Ryan)

• Mengonsep bentukan wahana yang akan ditampilkan dalam expo
• Mengadakan wahana untuk expo
• Mengkaji konten ilmu yang akan ditransfer oleh setiap wahana kepada pengunjung wahana
• Melakukan riset untuk kepentingan pembuatan wahana
• Bertanggung jawab atas seluruh wahana

 

Event (Tharra)

• Mengonsep pre-event, opening dan closing, serta stage performer, dan juga pertunjukan acara ( video mapping )
• Mengadakan pre-event, opening dan closing, serta stage performer, dan juga pertunjukan acara ( video mapping )
• Mengkaji konten dari pre-event, opening dan closing, serta stage performer, dan juga pertunjukan acara ( video mapping )
• Melakukan riset untuk pre-event, opening dan closing, serta stage performer, dan juga pertunjukan acara ( video mapping )
• Bertanggung jawab atas pre-event, opening dan closing, serta stage performer, dan juga pertunjukan acara ( video mapping )

Job Description Bidang Marketing & Komunikasi

Bidang yang menjalin hubungan dan kerjasama dengan pihak luar serta membentuk branding image HMFT dan menjaga nama baik HMFT, Prodi FT, dan ITB.

 

Publikasi (Luhung Pravu)

• Mencari peluang untuk menyebarluaskan publikasi acara.
• Mengetahui semua informasi atas rangkaian acara, karena seksi publikasi menjadi pusat informasi.
• Mempublikasikan rangkaian acara dalam bentuk fisik (spanduk,flyer,balon udara, poster,dll) maupun bentuk elektronik (blog, website, fb, twitter, dll)
• Mengkaji segmentasi pasar target publikasi dan bentuk media publikasi yang akan digunakan dalam mempublikasikan acara.
• Bertanggung jawab atas penyebaran informasi mengenai rangkaian acara kepada segmen yang telah ditargetkan baik internal maupun eksternal kampus.

 

Public Relation (Nina Margareth)

• Bekerjasama dengan dengan media partner dalam menyebarkan informasi acara melalui media cetak (koran, majalah,dll) , elektronik (tv, radio, twitter daerah) , dan website (kaskus, detik, okezone,dll).
• Membuat & melakukan penawaran dengan media partner agar terjalin kerjasama yang diusahakan full barter (tanpa biaya) dalam mempublikasikan acara.
• Selalu melakukan follow-up terhadap media partner agar keberjalanan dari kesepakatan kerja antar dua pihak terlaksana sesuai perjanjian awal.
• Mengajak media partner untuk melakukan peliputan terhadap acara yang diadakan.
• Membuat artikel acara / press release dan juga adlips (iklan di radio) untuk kemudian di sebarluaskan kepada media partner agar dimuat dalam media.
• Mengadakan acara konferensi pers untuk penyebaran informasi rangkaian acara.
• Bertanggung jawab atas penyebaran informasi melalui media partner serta menjaga nama baik Acara, HMFT, IATF, Prodi FT, dan ITB pada media partner.

 

Sponsorship (Robet Fransiska)

• Menjalin kerjasama dengan para sponsor dalam mendanai kegiatan ini sesuai dengan target dana yang telah ditetapkan.
• Membuat paket penawaran dan melakukan penawaran dengan perusahaan-perusahaan sesuai dengan paket penawaran sponsorship yang telah dikaji oleh tim sponsorship.
• Selalu melakukan follow-up terhadap perusahaan sponsor agar keberjalanan dari kesepakatan kerja antar dua pihak terlaksana sesuai perjanjian awal.
• Membantu seksi lain dengan pengajuan in-kind investments kepada pihak sponsor.
• Bertanggung jawab atas pemenuhan penawaran kerjasama (kontraprestasi) sponsor.
• Bertanggung jawab terhadap properti milik sponsor saat keberlangsungan acara.
• Bertanggung jawab dalam menjaga nama baik Acara, HMFT, IATF, Prodi FT, dan ITB pada perusahaan sponsor.

Job Description Bidang Support

Bidang penyokong yang mensupplai, menyediakan, dan mendukung segala kebutuhan acara. 

 

Logistik, Akomodasi,dan Produksi (Andika Rizki)

• Mengkoordinir dalam pengadaan segala sarana perlengkapan yang dibutuhkan oleh setiap divisi.
• Membuat sistem koordinasi yang baik bagi divisi lain yang membutuhkan barang barang yang bersifat dadakan.
• Melakukan survey untuk pengadaan barang.
• Menghubungi dan melakukan penawaran kerjasama dalam penyewaan barang.
• Menyediakan kebutuhan konsumsi, transportasi , penginapan untuk seluruh pihak yang terkait dalam acara termasuk panitia.
• Menjalankan produksi mulai dari desain sampai pembuatan barang (proposal, kaos, souvenir,dll)
• Bertanggung jawab atas pengadaan segala sarana perlengkapan, penjagaan terhadap barang dan properti logistik, serta memastikan kinerja barang yang digunakan berjalan dengan baik.

Dokumentasi (Ismail Abdullah)

• Mendokumentasi keberlangsungan kegiatan kepanitiaan dan seluruh rangkaian acara
• Membantu divisi lain dalam penyediaan foto maupun video.
• Mendokumentasikan, menyimpan dan menyusun setiap hasil dokumentasi dalam sebuah database/portfolio yang jelas dan teratur untuk menjaga kelangsungan memorabilia acara.
• Memenuhi kebutuhan apabila terdapat permintaan dari pihak eksternal akan hasil dokumentasi dari rangkaian acara. Pihak-pihak yang bersangkutan bisa berupa sponsor, media, artis, serta pihak-pihak lainnya yang membutuhkanya.
• Bertanggung jawab atas semua yang saya tulis diatas.

 

Hubungan luar dan Birokrasi (Ridho)

• Mengkoordinir semua kegiatan acara yang membutuhkan akses perizinan dan menjalankannya dalam satu kesatuan yang sinergis dan efisien.
• Mengelola data dan hubungan dengan pihak yang secara berkala menjadi pihak yang memberi izin kegiatan acara untuk tujuan relasi, efisiensi biaya, dan permudahan perizinan.
• Melakukan negosiasi dengan institusi yang berkaitan baik yang bersifat internal (FT) dan eksternal (Pemda, Polres, Preman setempat, dll) .
• Menjaga hubungan baik dengan pihak internal dan eksternal agar membantu pelaksanaan acara berikutnya.
• Menghubungi dan mengkordinir semua pihak luar yang terkait seperti HMJ, Artis, Stand Makanan dan Minsuman, Performer Unit, Band, dll.
• Bertanggung jawab atas semua yang saya tulis diatas.

Job Description Bidang Outsource

Bidang yang mendukung kebutuhan pada hari H dengan mengambil SDM dari luar maupun dalam kepanitiaan (lintas divisi).

Keamanan dan Kesehatan

• Bertanggung jawab atas keamanan rancangan lokasi acara dan rangkaian kegiatan pre-event.
• Bekerja sama dengan divisi lainnya pada pelaksanaan masing-masing kegiatan dalam menetapkan daerah steril kegiatan.
• Menyediakan fasilitas kesehatan, posko kesehatan, posko keamanan dan membuat desain layout daerah kegiatan serta teklap.
• Bekerja sama dan berkordinasi dengan keamanan outsourcing (POLISI) terutama pada saat pelaksanaan hari H festival.
• Memberikan saran pada kepala bidang outsource berkaitan dengan sitemap baru yang akan digunakan sehingga kenyamanan dan keamanan tetap terjaga.

LO (Liaison Officer)

• A liaison officer or LNO is a person that liaises between two people/organization to communicate and coordinate their activities
• Menjadi perpanjangan tangan divisi sponsorship untuk mendampingi pihak dari perusahaan ketika mengisi stand acara.
• Menjadi perpanjangan tangan divisi media partner untuk mendampingi pihak dari media partner ketika mengisi stand acara, konferensi pers, dan reporter yang akan meliput rangkaian acara.
• Mendampingi artis dan band
• Mendampingi pengisi stand makanan dan minuman
• Mendampingi HMJ yang terlibat dalam acara
• Mendampingi performer yang mengisi acara
• Bertanggung jawab dalam mendampingi berbagai macam pihak yang bersangkutan dengan cara bekerjasama dengan divisi terkait. Kemudian melakukan briefing teknis sebelum acara agar tercipta kelancaran dalam keberlangsungan kegiatan acara.